Dopo aver visto nel dettaglio, come scegliere un sito affidabile prima di procedere all'acquisto di una stampante, e cosa c'è da sapere prima di acquistare una stampante multifunzione, (argomenti riassunti in parte anche in questo articolo), vediamo ora come valutare un buon fornitore.
Come valutare il fornitore
Scegliere un fornitore di stampanti per la propria azienda non è un processo banale. Una stampante non è solo un dispositivo per la stampa, ma spesso un elemento chiave per la produttività aziendale. Oltre al prodotto, è fondamentale valutare il fornitore stesso, che deve garantire qualità, affidabilità e supporto nel tempo. Vediamo quali sono i fattori principali da considerare per fare una scelta informata.
1. Come verificare chi c'è dietro un sito web
Quando si cerca un fornitore online, è importante comprendere chi si cela dietro il sito web. I principali aspetti da verificare sono:
- Trasparenza dell'azienda: Verifica se il sito fornisce informazioni dettagliate, come ragione sociale, indirizzo fisico e partita IVA.
- Contatti: La presenza di numeri di telefono, email e un servizio clienti "UMANO" ben strutturato indica professionalità e cura per il cliente (per intenderci, no chatbot, no robocall, ecc.).
- Chi siamo: Una sezione dedicata all’azienda può offrire dettagli sulla sua mission, storia e valori.
- Recensioni e opinioni: Cerca recensioni online per comprendere l'affidabilità del fornitore (anche se, occorre dirlo, ormai vi è un mercato delle recensioni e queste potrebbero non corrispondere al vero in senso positivo o negativo).
2. Come verificare se l’azienda esiste realmente
Per evitare acquisti da fornitori poco affidabili o peggio inesistenti, è cruciale accertarsi che l'azienda sia reale:
- Controlla la Partita IVA: In Italia, puoi verificare la validità di una partita IVA sul sito dell'Agenzia delle Entrate.
- Registro delle Imprese: Usa il portale Infocamere o il sito ufficiale della Camera di Commercio per verificare l'iscrizione dell'azienda.
- Indirizzo fisico: Assicurati che l’azienda abbia una sede reale. Puoi usare strumenti come Google Maps o OpenStreetMap per controllare cosa c'è all'indirizzo fornito.
3. L’Importanza di verificare la storia dell’azienda
Un fornitore con anni di esperienza e attività alle spalle, offre una maggiore garanzia di affidabilità. Per valutare la storia dell'azienda, puoi controllare:
- Anni di attività: Le aziende più longeve spesso hanno una reputazione consolidata e una conoscenza approfondita del mercato.
- Progetti e collaborazioni passate: Un fornitore con una storia documentata di collaborazioni con aziende rinomate è più rassicurante.
- Pubblicazioni e riconoscimenti: Cerca eventuali articoli o premi ricevuti dall’azienda, che possono indicare professionalità e successo nel settore.
4. Verificare quali e quanti servizi correlati offrono
Un buon fornitore non si limita a vendere stampanti, ma offre una gamma di servizi che semplificano la gestione delle macchine in azienda, come ad esempio:
- Assistenza tecnica: È fondamentale avere un supporto rapido e competente in caso di problemi.
- Manutenzione programmata: La possibilità di pianificare interventi regolari può prevenire guasti.
- Servizi di noleggio: Il noleggio può essere un'opzione vantaggiosa per le aziende che preferiscono evitare un investimento iniziale elevato.
- Consulenza personalizzata: Un fornitore in grado di suggerire soluzioni su misura dimostra competenza e attenzione al cliente.
A questi link puoi trovare una panoramica dei servizi offerti da Elsi, o approfondire come gestiamo il servizio di vendita, noleggio e assistenza delle nostre stampanti multifunzione, plotter, e macchine ufficio in genere.
5. Controllare le Certificazioni
Anche se non obbligatorie per la maggior parte dei venditori, le certificazioni attestano la qualità dei prodotti e dei processi aziendali. Per i fornitori italiani, alcune certificazioni rilevanti possono essere:
- ISO 9001: Garantisce un sistema di gestione della qualità efficace.
- ISO 14001: Riguarda la gestione ambientale, un elemento importante per le aziende che vogliono ridurre il loro impatto ecologico.
- Ecolabel UE: Indica prodotti con un basso impatto ambientale.
- Certificazione F-Gas: Necessaria per aziende che si occupano di manutenzione su dispositivi con gas fluorurati, come alcune stampanti multifunzione.
- Marchi CE e RoHS: Garantiscono conformità agli standard europei in termini di sicurezza e rispetto ambientale.
Come valutare il Prezzo Offerto
Quando si sceglie un fornitore di stampanti, il prezzo iniziale indicato potrebbe non riflettere il costo reale che l’azienda dovrà sostenere nel tempo. I cosiddetti costi nascosti ad esempio, sono spesso la causa di spese impreviste che possono incidere significativamente sul budget aziendale. Il prezzo è sicuramente un elemento critico, ma non deve essere l’unico criterio di scelta. Per una valutazione corretta, ecco le due principali voci da considerare:
- Costo totale di proprietà (TCO): Considera il costo complessivo nel tempo, inclusi toner, ricambi, e consumi energetici.
- Costi nascosti: Verifica se il prezzo include installazione, manutenzione e accessori o se ci sono spese aggiuntive.
Entrando più nel dettaglio dei soli costi nascosti, è sempre opportuno verificare:
1. Costi dei Materiali di Consumo
Le stampanti richiedono materiali di consumo come toner, cartucce d'inchiostro, tamburi e carta speciale. Questi costi possono aumentare rapidamente, specialmente in ambienti di lavoro ad alta intensità di stampa.
Esempi:
- Cartucce originali vs compatibili: Un fornitore potrebbe offrire una stampante a un prezzo competitivo, ma richiedere l'uso esclusivo di cartucce originali molto costose.
- Frequenza di sostituzione: Alcuni modelli di stampanti esauriscono i toner più rapidamente rispetto ad altri.
2. Costi di Installazione e Configurazione
Spesso il prezzo pubblicizzato non include i costi per l’installazione e la configurazione della stampante in rete o per l’integrazione con i sistemi aziendali.
Esempi:
- Configurazione della rete: Se la stampante deve essere configurata in una rete aziendale complessa, potrebbero esserci costi aggiuntivi per il servizio tecnico.
- Personalizzazione software: Alcune stampanti richiedono software specifici che potrebbero necessitare di licenze o setup personalizzati.
3. Manutenzione e Riparazioni
Anche se una stampante è inizialmente economica, i costi di manutenzione e riparazione possono rappresentare un onere significativo.
Esempi:
- Garanzia limitata: Il prezzo di acquisto potrebbe includere una garanzia limitata nel tempo, con costi elevati per interventi tecnici successivi.
- Contratti di manutenzione obbligatori: Alcuni fornitori richiedono contratti di manutenzione annuali per mantenere valida la garanzia, spesso con costi elevati.
- Ricambi proprietari: In caso di guasti, alcune stampanti richiedono parti di ricambio specifiche e costose.
4. Costi Energetici
Le stampanti hanno consumi energetici variabili, soprattutto quando operano continuamente in modalità attiva o standby. Modelli più economici potrebbero risultare meno efficienti dal punto di vista energetico, aumentando i costi della bolletta (in questo articolo abbiamo parlato nel dettaglio del risparmio energetico e di cos'è l'indice TEC ).
Esempi:
- Consumo in standby: Una stampante che consuma molto in modalità standby può rappresentare un costo ricorrente se lasciata accesa 24/7.
- Efficienza energetica: Modelli privi di certificazioni come Energy Star tendono a consumare di più rispetto a dispositivi certificati.
5. Costi di aggiornamento o sostituzione
Una stampante inizialmente economica potrebbe non essere adatta a soddisfare le esigenze crescenti dell’azienda, richiedendo aggiornamenti o sostituzioni. Analizza con il venditore i reali volumi di stampa di cui necessiti. Una stampante sovradimensionata ti farà spendere più soldi per funzioni e prestazioni che non utilizzerai, viceversa, una stampante sottodimensionata ti costringerà a una sostituzione nel breve periodo.
Esempi:
- Capacità insufficiente: Una stampante con bassa velocità o volume di stampa può diventare inefficiente man mano che l'azienda cresce.
- Incompatibilità futura: Modelli obsoleti già in fase d'acquisto, potrebbero non supportare aggiornamenti software o nuovi sistemi operativi aziendali.
6. Costi per il Recupero e Smaltimento
Al termine della vita utile della stampante, possono emergere costi legati al recupero e allo smaltimento del dispositivo in conformità con le normative ambientali.
Esempi:
- Smaltimento RAEE: La normativa sui rifiuti di apparecchiature elettriche ed elettroniche (RAEE) in Italia impone obblighi specifici per lo smaltimento delle stampanti, che potrebbero comportare costi extra.
- Trasporto per lo smaltimento: Se il fornitore non include il ritiro del dispositivo, l’azienda dovrà organizzare il trasporto a proprie spese.
7. Costi di Formazione del Personale
Se la stampante è dotata di funzioni avanzate o richiede un software dedicato, potrebbe essere necessario formare il personale per utilizzarla correttamente.
Esempi:
- Corsi di formazione: Un fornitore potrebbe offrire la stampante a un buon prezzo, ma addebitare costi aggiuntivi per sessioni di training.
- Perdita di produttività: Se il personale non è adeguatamente formato, si potrebbero verificare errori o rallentamenti nelle attività quotidiane. Viceversa, un'ottima formazione sull'uso della stampante potrebbe far aumentare la produttività aziendale: tantissimi utenti, per esempio, non usano l'automazione dei processi di stampa semplicemente perché non ne conoscono l'esistenza.
Conclusioni
Se vuoi prevenire i costi nascosti ed evitare sorprese, attieniti a queste tre semplici regole:
- Chiedi un preventivo dettagliato: Assicurati che il fornitore specifichi chiaramente tutti i costi associati, inclusi consumabili, manutenzione e servizi.
- Valuta il costo totale di proprietà (TCO): Considera tutti i costi che dovrai affrontare durante il ciclo di vita della stampante, compreso il consumo energetico (un buon fornitore è in grado di fornirti questo dato).
- Scegli un fornitore trasparente: Prediligi aziende che comunicano apertamente i dettagli relativi ai costi, offrono contratti chiari e comprensibili, hanno sedi fisiche e personale con cui è possibile parlare.
Scegliere un fornitore di stampanti per il proprio ufficio o azienda richiede un’attenta valutazione di numerosi fattori. Non limitarti a confrontare prezzi, ma verifica anche l’affidabilità dell’azienda, i servizi correlati e le certificazioni possedute. Solo così potrai garantirti un fornitore che diventi un partner strategico per le tue esigenze aziendali, assicurando efficienza e tranquillità operativa nel lungo periodo.
