Il Noleggio è conveniente

I vantaggi del noleggio a lungo termine delle macchine ufficio

affitto fotocopiatrici a TorinoI macchinari elettronici, sono diventati indispensabili nei luoghi di lavoro, e ogni azienda ne possiede più di uno a noleggio o in acquisto.

Trattandosi di prodotti a forte componente elettronica risentono dei sempre più veloci progressi tecnologici e conseguentemente sono soggetti a problemi di usura e obsolescenza in tempi relativamente brevi. Mediamente nel giro di 4 anni queste macchine Ufficio si possono ritenere superate per efficienza, qualità ed efficacia, da prodotti di nuova concezione. Per venire incontro alle esigenze delle Aziende, le ditte che le producono o commercializzano, hanno studiato forme alternative di contratto (i cosiddetti contratti atipici o renting operativo) che concedono alle aziende l’uso dell’attrezzatura senza l’obbligo dell’acquisto, con in più, gli interessanti vantaggi che vedremo.

I Vantaggi del renting Operativo

Limitandoci all’ambito delle fotocopiatrici e stampanti, che oggi sono spesso costituite da un unico apparecchio, troviamo, per i contratti di questo genere, due tipologie piuttosto innovative:

  1. il noleggio operativo, chiamato anche locazione operativa o affitto operativo;
  2. il noleggio Pay Per Page chiamato anche contratto PPP.

In caso di alti volumi di Stampa l’acquisto effettivo del bene non è conveniente e il Noleggio diventa una forma di finanziamento che permette di usare le apparecchiature pagando semplicemente un canone. In conclusione, possiamo dire che l’opzione del noleggio operativo è da prendere in considerazione quando si cerca una soluzione economica e funzionale per il rinnovo del parco macchine per l’ufficio, ottenendo i seguenti benefici:

  1. Piena deducibilità delle spese sostenute nell’anno
  2. I beni non sono in proprietà e quindi non vengono gestiti come cespiti
  3. Piena deducibilità anche ai fini IRAP
  4. Nessuna segnalazione in Centrale rischi
  5. Nessun investimento, non si intacca né la liquidità, né le linee di credito
  6. Si hanno sempre macchine ufficio moderne
  7. Si eliminano i costi di smaltimento dei beni obsoleti
  8. Non ci sono rischi derivanti dalla proprietà
  9. Si eliminano gli oneri legati alla gestione degli asset di produzione documentale
  10. Si semplifica il ciclo decisionale

L’Affitto di un Bene Strumentale con la locazione operativa

Il noleggio operativo è un tipo di contratto che ha generalmente una durata variabile, a seconda dei casi, tra i 12 e i 48 mesi (talvolta si può arrivare fino a 72 mesi). A fronte del pagamento di un canone periodico, che può essere tipicamente mensile o trimestrale, l’azienda ottiene la disponibilità (anche se non la proprietà) del macchinario, fotoriproduttore o Stampante che sia. Nel contratto, normalmente, sono compresi i servizi di manutenzione periodica e gli eventuali pezzi di ricambio necessari per la riparazione, e a seconda dei contratti, anche i prodotti consumabili come il Toner o le cartucce di stampa. Lo scopo è quello di dare un servizio completo, tale da tenere in buona efficienza l’attrezzatura per tutto il tempo dell’affitto.

Alla fine di questo periodo è possibile, anche se assolutamente non obbligatorio, l’acquisto del bene stesso (il cosiddetto riscatto), a seguito del pagamento di una percentuale molto bassa del costo iniziale della fotocopiatrice (tipicamente l’1%). L’alternativa più comune, generalmente considerata più vantaggiosa, consiste invece nella stipula di un nuovo contratto di locazione operativa riguardante una (o più) fotocopiatrici o Stampanti di nuova generazione, per cui aggiornate dal punto di vista tecnico e non obsolete e, molto probabilmente, usurate come quella del precedente noleggio.

I tipi di locazione Operativa

Se consideriamo il campo delle fotocopiatrici, delle stampanti e delle stampanti multifunzione, possiamo evidenziare due tipi di soluzioni molto interessanti: il noleggio operativo (o locazione operativa) e il noleggio Pay Per Page (PPP). Qui ci occuperemo in particolare di questa seconda forma di contratto atipico.

Come si può arguire dal nome, i contratti Pay Per Page non sono caratterizzati da un canone fisso per il noleggio delle apparecchiature da stampa utilizzate in azienda: il costo è diretta funzione delle pagine effettivamente prodotte, siano esse stampe, copie o fax.

Questo contratto include l’assistenza tecnica in caso di guasto e la sostituzione delle parti usurate o consumabili. È normalmente preceduto da una fase di consulenza per definire il parco macchine ottimale necessario all’azienda e prosegue con la sostituzione delle macchine obsolete con attrezzature nuove, e quindi allo stato dell’arte dal punto di vista tecnologico, quando ciò risulterà necessario.

Possedere un parco macchine per l’information technology obsoleto puo’ voler dire anche minore efficienza e minore produttività, per cui non prevedere di destinare una certa parte del budget in questo genere di attrezzature può diventare una voce negativa anziché positiva dal punto di vista aziendale nel suo complesso.

Certamente però, occorre investire con intelligenza, sfruttando al meglio le occasioni che le nuove modalità di noleggio dei beni possono proporre, come ad esempio l’affitto Stampanti Ufficio. Infatti, per le attrezzature legate all’information technology e alle loro periferiche, l’acquisto diretto non sempre è una soluzione conveniente: i tempi per l’ammortamento sono generalmente più lunghi dei tempi di obsolescenza e di vita delle attrezzature stesse. Per questo è consigliabile ricorrere alle nuove forme di noleggio con le quali il bene è reso disponibile all’azienda senza che la stessa ne sia proprietaria.

Vantaggi del noleggio Pay Per Page

Dal punto di vista economico questo tipo di contratto consente alle aziende di avere perfettamente sotto controllo e monitorare il livello delle spese per le attività di documentazione. Questo consente una ottimizzazione dei costi con conseguenti risparmi che si è visto possano raggiungere il 30%. Questa ottimizzazione prevede una migliore scelta del numero dei dispositivi installati con la conseguente riduzione delle spese di energia elettrica e degli sprechi di consumabili.

Con la soluzione Pay Per Page le macchine sono tutte connesse in rete, per cui le operazioni di scan delle pagine con invio tramite e-mail o la memorizzazione delle stesse in appositi folder, che possono essere eventualmente condivisi, è molto semplice. La conoscenza diretta delle pagine stampate da ciascuna apparecchiatura semplifica e automatizza il processo di gestione delle macchine, dalla sostituzione delle parti consumabili al rimpiazzo delle attrezzature con altre nuove quando si superano i livelli prestabiliti di vita delle stesse.

L’ottimizzazione del parco macchine e dei processi di stampa e la condivisione dei documenti in rete da parte di più reparti aziendali senza la necessità di stampare fisicamente la documentazione (se non quando è indispensabile per le operazioni di consultazione cartacea), consentono di avere riscontri vantaggiosi anche dal punto di vista della sostenibilità ambientale. La riduzione del consumo di energia elettrica unita alla riduzione del consumo di carta, anche grazie a soluzioni impostate centralmente quali ad esempio la stampa fronte-retro, consentono di dire che il noleggio di tipo Pay Per Page è una soluzione vantaggiosa anche dal punto di vista ecologico.

Per tutti i motivi citati, il noleggio Pay Per Page è una soluzione estremamente moderna e alla portata di qualsiasi azienda che ritiene di poter contribuire alla sostenibilità ambientale delle proprie attività e, nel contempo, ottenere vantaggi dal punto di vista economico, grazie all’ottimizzazione dei costi diretti ed indiretti che si riescono ad ottenere.

I vantaggi del Noleggio rispetto all’acquisto

I vantaggi del noleggio operativo rispetto all’acquisto di un bene strumentale soggetto ad usura ed obsolescenza tecnologica sono parecchi.

Innanzitutto, poiché i tempi di ammortamento sono generalmente più lunghi di quelli corrispondenti all’entrata in obsolescenza dell’apparecchiatura, la conseguenza è il peggioramento delle prestazioni rispetto ad apparecchiature più recenti. Questi problemi possono incidere, alla fine, sulla produttività.
Dal punto di vista finanziario, l’impegno di un certo capitale per l’acquisto può avere impatti sul bilancio, in quanto saremmo alla presenza di un capitale immobilizzato con conseguente influsso negativo sulla liquidità aziendale.

Inoltre, quando si acquista un prodotto come una fotocopiatrice o una stampante, l’azienda deve anche pensare alle spese per la manutenzione e, alla fine, allo smaltimento del bene portato a fine vita, mentre nel caso del noleggio operativo queste incombenze spettano alla ditta che propone il noleggio. I vantaggi sono presenti anche dal punto di vista fiscale, in quanto, ad esempio, i costi delle rate di noleggio sono completamente deducibili nell’anno stesso. Anche dal punto di vista dell’imposta regionale sulle attività produttive (IRAP) le spese per il noleggio operativo sono completamente deducibili.

Il Costo Copia

Con il Pay Per Page l’azienda sottoscrive un contratto grazie al quale paga un importo unitario prestabilito per ogni pagina stampata, a prescindere se prodotta da un fax, da una stampante o da una fotocopiatrice. Il costo copia diventa così unico, differenziandosi solo tra le copie monocromatiche e quelle a colori. Di norma viene eseguita un’analisi preventiva sui volumi di stampa e sul tipo di periferiche occorrenti,  e grazie a questi due elementi viene definito il costo copia per la gestione documentale.

Presso la Elsipiemonte è possibile acquistare oltre che noleggiare, plotter, stampanti laser, Stampanti a colori di livello professionale, anche usate, ottenendo prodotti di eccellente qualità e un servizio efficiente e professionale.