Una stampante all-in è in grado di svolgere una vasta varietà di funzioni che permettono di assecondare le esigenze più diverse. Essa, infatti, consente di eseguire fotocopie, di realizzare delle scansioni e, ovviamente, di stampare; ma non è tutto, dal momento che un apparecchio di questo tipo offre anche l'opportunità di inviare dei fax, nel caso in cui sia munito di modem, e di trasmettere delle immagini attraverso la posta elettronica, nel caso in cui abbia una scheda di rete. Che siano laser o a getto di inchiostro, le stampanti all-in possono essere a colori o in bianco e nero; in questo secondo caso, possono comunque essere dotate di uno scanner a colori.
La caratteristica peculiare di una stampante all-in, come si può facilmente intuire, è quella di integrare due periferiche differenti in un blocco hardware solo, che include - appunto - uno scanner e una stampante. Ecco perché questo prodotto riesce, oltre che a stampare, a mettere in pratica due diverse operazioni, e cioè la produzione di fotocopie e la scansione di superfici piane. Nulla vieta, come si è visto, d'integrare delle periferiche ulteriori, quali una scheda di rete o un modem.
Come rivela il suo nome, è una stampante che mette insieme tutto in uno (viene chiamata anche stampante all-in-one, non a caso): una periferica che raggruppa le diverse funzioni che, altrimenti, richiederebbero il ricorso a più periferiche e a più dispositivi. Per digitalizzare dei documenti ci sarebbe bisogno di uno scanner, per stamparli ci sarebbe bisogno di una stampante, per spedirli via fax ci sarebbe bisogno di un telefax, per fotocopiarli ci sarebbe bisogno di una fotocopiatrice, e così via. Con la stampante all-in, invece, si ha a che fare con un prodotto solo che svolge tutti questi compiti: il che comporta non solo un vantaggio evidente dal punto di vista della riduzione degli ingombri e del risparmio di spazio, ma anche un concreto risparmio economico, dal momento che si tratta di comprare un solo apparecchio invece che tre, quattro o cinque.
Il funzionamento, per altro, è lo stesso dei device comuni: per stampare un documento, per esempio, non bisogna fare altro che dare l'ok al computer, che poi trasmette il file alla stampante, mentre per procedere a una scansione e a una digitalizzazione è sufficiente collocare il foglio che si deve riprodurre sul piano di scanner apposito, che in genere è collocato sul piano superiore e presenta uno sportello di chiusura.
Le specifiche di ogni stampante all-in variano, comunque, in funzione del modello su cui si punta: ci sono, per esempio, dei prodotti che hanno bisogno di essere collegati via cavo al computer e altri che, invece, funzionano senza fili, in modalità wireless. Non solo: alcuni dei dispositivi più recenti, e dunque più all'avanguardia dal punto di vista tecnologico, permettono addirittura di garantire delle funzionalità quando il computer è spento o comunque senza che sia collegato, in modalità stand alone. Ciò può avvenire per la fotocopia di un documento o per la spedizione di un fax.
Sotto il profilo estetico, le stampanti all-in sono abbastanza voluminose ma, naturalmente, occupano molto meno spazio di quello che sarebbe necessario se si comprassero diversi dispositivi in grado di svolgere gli stessi compiti: sono, dunque, un po' più grandi rispetto alle stampanti comuni, ma vantano comunque delle dimensioni e un design compatti, studiati per ridurre al minimo gli inconvenienti. A seconda della fascia di prezzo, ci possono essere più o meno funzioni: per esempio i dispositivi che costano meno possono non essere dotati della funzione fax, che in effetti è quella che viene utilizzata di meno, almeno per ciò che concerne gli usi privati e non quelli professionali.
