Effettuare delle fotocopie di atti, di documenti e di qualsiasi tipo di supporto cartaceo è una prassi assai comune al giorno d'oggi. L'invenzione delle fotocopiatrici, però, risale soltanto al XX secolo, per opera di Chester Carlson, avvocato e inventore di New York. Prima di allora, per ottenere più copie di un atto, era necessario servirsi della carta carbone, anche se generalmente gli stessi venivano trascritti a mano, con grande spreco di tempo e di energia.
Il primo tentativo di creare una macchina copiatrice fu di James Watt, il quale, nel 1800, inventò un dispositivo portatile per effettuare copiature di documenti cartacei. Per quanto funzionante, il progetto non ottenne un successo significativo, a causa dei lunghi tempi di attesa per il completamento dell'asciugatura dell'inchiostro, oltre agli alti costi di esercizio.
L'invenzione della fotocopiatrice così come intesa oggi, risale al 1938. Qualche anno prima, l'avvocato e fisico Chester Carlson, impiegato presso l'ufficio brevetti di New York, stanco di dover trascrivere manualmente le copie dei brevetti e limitato da una forte miopia e dall'artrite paralizzante, iniziò ad argomentarsi sulle basi delle fotografia e della fotoconducibilità, nel tentativo di riprodurre fedelmente qualsiasi tipo di documento cartaceo. Carlson, con la collaborazione dello scienziato e amico Otto Kornei, adottò come laboratorio la sua cucina ed elaborò in pochi anni un modello funzionante di copiatrice, utilizzando per effettuare la prima fotocopia una lastra di zinco ricoperta di zolfo. Prima di procedere all'esperimento, la camera fu totalmente oscurata e lo zolfo strofinato con un fazzoletto, onde conferirgli una carica elettrostatica. Successivamente fu posto un vetrino in cima allo zolfo, illuminato per alcuni secondi da un'intensa luce. Rimosso il vetrino, fu ottenuta l'immagine speculare desiderata. La fotocopia numero 1 riporta la scritta '10-22-38 Astoria', indicando la data e il quartiere di New York in cui fu realizzata l'invenzione.
Il processo di copiatura fu denominato 'elettrofotografia'. Naturalmente il progetto era ancora alle sue fasi iniziali e Carlson e Kornei continuarono a perfezionarlo. Il bisogno di soldi per proseguire nella ricerca, portò i due inventori a cercare delle aziende a cui vendere il brevetto, ma le loro proposte non trovarono accoglimento. Nel 1944, un'organizzazione denominata Battelle Memorial Institute, investì nel progetto e nel 1947 la Haloid, azienda produttrice di carta fotografica, acquisì la licenza per sviluppare le fotocopiatrici, ormai giunte a un discreto livello qualitativo. L'azienda decise di cambiare il nome al processo di stampa, da elettrofotografia a xerografia, parola greca dal significato di 'scrittura asciutta'. Successivamente, visto il grande successo della parola, che ormai identificava appieno la fotocopiatura, la compagnia assunse definitivamente il nome di Xerox. Le prime fotocopiatrici furono introdotte sul mercato nel 1949. Il funzionamento delle macchine non era ancora efficiente, poiché per ottenere una singola copia occorreva aspettare circa 45 secondi e il sistema era solito incepparsi quando la produzione delle fotocopie superava le dieci unità. Con il passare del tempo, la tecnologia delle fotocopiatrici migliorò sensibilmente, e nel 1959 fu introdotta la prima macchina totalmente automatizzata, portando la Xerox ha fatturare circa 60 milioni di dollari nel 1961, saliti a ben 500 nel 1965.
Le prime fotocopie, oltre a non avere una qualità perfetta, utilizzavano esclusivamente il colore nero. Negli anni cinquanta furono realizzate le prime fotocopiatrici a colori, le quali debuttarono sul mercato solo nel 1968 e che furono rese qualitativamente di buon livello dalla Canon, che nel 1973 introdusse il primo modello di fotocopiatrice elettrostatica a colori.
Per quanto riguarda il miglioramento qualitativo della tecnologia di stampa, negli anni ottanta fu introdotto il toner, ossia uno strumento costituito da una polvere finissima contenente piccole particelle di resina e di carbone, in grado di effettuare copie sia a colori che in bianco e nero. Negli anni novanta furono lanciate sul mercato le prime fotocopiatrici munite di uno scanner al posto del sistema xerografia, con conseguente riduzione dei tempi di acquisizione dell'immagine.
Importante rivoluzione nel mondo delle fotocopiatrici è rappresentata dall'avvento del digitale, sistema in grado di ridurre drasticamente sia i tempi di stampa che i costi. Attraverso uno scanner, una stampante laser e un computer integrati nel sistema, questo tipo di fotocopiatrice è in grado di migliorare la qualità delle immagini, di produrre più copie ricorrendo a un'unica scansione e di essere collegato al computer per digitalizzare i documenti.
Nell'ultimo decennio si sono diffuse le stampanti multifunzione, le quali si prestano perfettamente a un uso domestico e non troppo intensivo. Attraverso un solo prodotto è possibile effettuare fotocopie, scansioni e stampare documenti e foto dal computer. Il basso costo di acquisto ha reso questo strumento molto diffuso anche in ambito lavorativo, sostituendo parzialmente le fotocopiatrici.
