Il noleggio di beni strumentali, come per esempio quello di una stampante multifunzione, è un'opportunità a disposizione degli imprenditori che è disciplinata dagli articoli 1571 e seguenti del Codice Civile, relativi alla locazione. Noto anche come locazione operativa, questo servizio corrisponde all'affitto di un bene strumentali a lungo termine. Tali beni, quindi, non diventano di proprietà dell'azienda che ne usufruisce, ma continuano ad appartenere alla società di noleggio. La differenza tra il noleggio e il leasing è che in questo secondo caso i beni vengono riscattati: ciò non accade con il noleggio, il quale non prevede l'acquisto dei beni. Essi, di conseguenza, non sono mai iscritti nei cespiti.
Ovviamente, una volta concluso il periodo del noleggio è possibile richiedere una proroga dello stesso, magari con rate ribassate (visto che il trascorrere del tempo ha inevitabilmente abbassato il valore). In alternativa le attrezzature o i macchinari oggetto del contratto, possono essere sostituiti da modelli più recenti, così che il noleggio possa essere prolungato, ma nulla vieta di concludere la locazione con la restituzione definitiva degli oggetti. Se è vero che di solito i contratti non includono la possibilità di riscatto, è altrettanto vero che le aziende hanno comunque la libertà di chiedere alle società di noleggio una quotazione per l'acquisto.
I vantaggi garantiti dal noleggio dei beni strumentali vengono apprezzati in modo particolare nei settori ad alta tecnologia come le telecomunicazioni e l'informatica: i beni coinvolti sono, come già accennato, le stampanti multifunzione, ma anche i computer, gli apparati di rete, le centraline telefoniche, le fotocopiatrici, e così via. L'aspetto positivo più rilevante è rappresentato dal fatto che non si è effettivamente proprietari dei beni: quindi non si è costretti a investire un capitale per prodotti che, per l'utilizzo continuativo e per il passare del tempo, sono soggetti a usura e quindi perdono di valore.
Ma non è questa la sola caratteristica degna di interesse per il noleggio di beni strumentali, il cui contratto comprende sempre una polizza assicurativa che offre una protezione completa rispetto a qualsiasi tipo di rischio. Inoltre, esso può comprendere la fornitura di materiali di consumo e le operazioni di manutenzione - sia essa ordinaria o straordinaria - e tutti i servizi necessari per la gestione dei beni presi a noleggio. I costi sono sempre stabiliti in anticipo è certi: ciò vuol dire che tutte le spese possono essere pianificate con un congruo anticipo, tenendo conto del fatto che di solito le rate devono essere pagate una volta ogni tre mesi.
I vantaggi del noleggio operativo (non calcolato negli studi di settore) sono evidenti sia dal punto di vista economico che dal punto di vista pratico: tutte le procedure burocratiche, per esempio, sono gestite in accordo con le società di noleggio, anche nel caso in cui siano coinvolte finanziarie o altre imprese impegnate nella manutenzione. Sul piano finanziario, la locazione operativa migliora, rispetto all'acquisto, il cash-flow societario. I beni presi in affitto non rappresentano un indebitamento per le aziende, in quanto non sono iscritti a bilancio: ciò vuol dire che non sono necessarie intermediazioni bancarie. Tutte le problematiche relative alla gestione dei cespiti e agli ammortamenti vengono meno.
Non bisogna sottovalutare, in ogni caso, i potenziali svantaggi di questa formula, che in effetti risulta utile solo per strumenti che si caratterizzano per una vita utile relativamente breve: non è adatta, invece, per i beni che hanno una vita operativa più lunga o che garantiscono un valore dell'usato elevato, come i beni a scarsa componente tecnologica.
