La normativa che è necessario rispettare per essere in regola in relazione alla collocazione delle stampanti in ufficio è rappresentata dal D. Lgs. n. 81 del 2008, vale a dire il Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro. All'interno di tale testo, vengono sottolineate le cautele che devono essere adottate per l'impiego delle apparecchiature usate negli uffici, e tra queste rientrano, ovviamente, le stampanti.
L'attività di stampa e di fotocopiatura che viene eseguita con questi dispositivi in linea teorica non presuppone dei rischi molto significativi per la salute e per il benessere dei lavoratori. Non bisogna dimenticare, però, che sia le stampanti che le fotocopiatrici possono emettere agenti chimici pericolosi, come per esempio l'ozono. Si tratta di un gas che è ritenuto tossico in concentrazioni elevate: sui luoghi di lavoro la concentrazione massima consentita è di 0.1 ppm, pari a 0.2 mg per metro cubo, per un'esposizione di 8 ore di lavoro al giorno per 5 giorni di lavoro alla settimana. L'ozono viene prodotto da tutti i dispositivi di copia o di stampa che basano il proprio funzionamento su principi elettrostatici, anche se esso è ridotto al minimo tramite specifiche tecniche costruttive: ciò vuol dire che la concentrazione del gas resta ben al di sotto della soglia di esposizione che non deve essere superata.
Anche nel caso in cui si avverta il caratteristico odore di ozono, per esempio in un locale molto piccolo o in cui sono presenti più stampanti, non ci si deve preoccupare, dal momento che la soglia olfattiva dell'ozono è decisamente bassa, e il suo odore può essere avvertito già a 0.01 ppm.
La normativa di riferimento per le stampanti, dunque, è quella relativa alla sicurezza sul lavoro, che prevede anche che ai lavoratori debba essere comunicato un protocollo di sicurezza che li renda consapevoli e informati. Le precauzioni che devono essere seguite sono molteplici: è necessario ridurre per quanto possibile il numero di stampe che vengono prodotte e areare i locali, avendo cura di tenere le stampanti sempre pulite e ben mantenute. Le postazioni di lavoro dovrebbero essere il più possibile distanti dagli apparati di stampa, per i quali dovrebbe poter essere previsto un ambiente separato. Dopo aver toccato fotocopie o toner è bene sempre lavarsi le mani; vicino alle stampanti è preferibile evitare di mangiare e di fumare. Infine, l'archivio cartaceo dovrebbe essere convertito in un archivio elettronico.
L'utilizzo di carta a bassa produzione di polvere DIN 19 309 è un'altra accortezza che è necessario rispettare secondo la normativa che regola l'uso delle stampanti negli uffici. La polverosità degli ambienti in cui gli apparecchi per la copiatura sono installati per la maggior parte è rappresentata dalla polvere tipica degli ambienti domestici, a cui si sommano, però, particelle piccole di toner e di carta. La ventilazione che viene innescata dai sistemi di raffreddamento di cui sono muniti di solito i dispositivi è in grado di movimentare la polvere e le particelle; una precauzione sempre valida è quella di sottoporre tutti gli strumenti a una regolare manutenzione da parte di uno staff qualificato.
Infine, è necessario non sottovalutare i pericoli potenzialmente connessi al toner, che sono costituiti da particelle di resina che contengono al proprio interno ossidi di metalli magnetizzabili e materiale carbonioso. Nel caso in cui vengano usati in modo appropriato, i toner non devono essere considerati pericolosi né costituiscono un rischio per la salute dei lavoratori. Per essere certi di evitare inconvenienti, è preferibile chiedere al fornitore presso cui si acquistano gli apparecchi le schede di sicurezza dei vari prodotti, anche per seguire le indicazioni contenute: le aziende che producono le stampanti, infatti, assicurano che non ci sono contaminanti solo nei toner che forniscono loro stesse, e non possono garantire per altri.
