Le comuni stampanti laser in bianco e nero continuano ad essere un punto di riferimento per le aziende, anche se a seconda delle esigenze si può aver bisogno di una stampante diversa, basata ad esempio sulla tecnologia a getto d'inchiostro, LED o solid-ink. Queste stampanti, inoltre, si dividono sia in modelli multifunzione che a funzione singola. Come potete decidere, quindi, quali tecnologie e quali tipologie di funzioni sono adatte alla vostra azienda?
Per rispondere a questa domanda bisogna innanzitutto valutare la quantità di stampe che vengono fatte quotidianamente, per poi valutare la qualità che queste devono possedere, calcolare il costo dei materiali di consumo e capire, infine, quali funzioni extra risultano indispensabili per la propria stampante professionale. Al fine di semplificarvi la fase di acquisto, quindi, di seguito troverete una panoramica completa sulle varie tipologie di stampanti multifunzione e le loro relative caratteristiche.
L'acquisto di una stampante multifunzione professionale, al giorno d'oggi, risulta molto più semplice ed immediato rispetto al passato, in quanto le differenze di velocità e qualità di stampa tra le diverse tipologie si sono notevolmente ridotte.
Se normalmente stampate solo del testo - lettere, fogli di calcolo, documenti - ma anche qualche semplice grafico o tabella, una stampante laser o a LED dovrebbe soddisfare pienamente le vostre esigenze. Questo tipo di stampanti, infatti, offrono un elevato rapporto consumi/prestazioni, sono caratterizzate da un'elevata longevità e solitamente si trovano a buon mercato.
Le stampanti LED o laser a colori, invece, possono sembrare il normale passo evolutivo dei modelli monocromatici, anche se questa fase di transizione sta avvenendo molto lentamente. Questo tipo di stampanti, infatti, non eguagliano in alcun modo i modelli monocromatici, sia in termini di velocità che di qualità di stampa. Inoltre, il costo delle ricariche per questa tipologia di stampanti risulta piuttosto elevato, il che col tempo potrebbe risultare una spesa eccessiva per la vostra azienda.
Le stampanti ad inchiostro solido (solid-ink), sono basate su una tecnologia unica che scioglie dei blocchi di inchiostro solidi, simili alla cera, trasformandoli in un fluido semiliquido che verrà stampato sulla carta, attraverso dei piccoli fori presenti sulla testina della stampante. A differenza dei toner e delle cartucce tradizionali, i blocchi di inchiostro non usano imballaggi in plastica, risultando quindi meno invasivi, per quanto riguarda lo stoccaggio, e a minor impatto ambientale per la vostra azienda. La qualità delle stampe basate sull'inchiostro solido è in continua crescita, ponendosi come il giusto compromesso tra quella offerta dalle stampanti laser e quella delle stampanti a getto d'inchiostro. Concludendo, questa tecnologia va presa in considerazione se gestite un piccolo ufficio o reparto che necessita di stampe veloci e di buona qualità, e soprattutto se desiderate avere meno complicazioni di un stampante LED o Laser.
Le stampante a getto d'inchiostro, infine, vengono utilizzate raramente negli uffici, a causa dell'elevato costo dei consumabili
Le stampante a getto d'inchiostro, infine, vengono utilizzate raramente negli uffici, a causa dell'elevato costo dei consumabili e dell'elevata frequenza con la quale bisogna sostituirli. Tuttavia, al di la del costo iniziale e delle singole cartucce, la qualità offerta dalle stampanti a getto d'inchiostro risulta nettamente superiore a tutti i modelli citati in precedenza. Quindi, se la vostra necessita di stampe di alta qualità non potete scegliere diversamente.
Acquistare una stampante a funzione singola, al giorno d'oggi, non ha molto senso, considerando che il costo delle stampanti multifunzione si è notevolmente ridotto rispetto al passato. La migliore scelta per il vostro ufficio, quindi, è una MFP (Multi-function-printer), ossia una stampante multifunzione in grado di digitalizzare i file cartacei, creare immagini elettroniche di documenti e condividere documenti tramite mail o nella rete locale.
le stampanti multifunzione sembrano rappresentare il presente e il futuro della stampa da ufficio
Tuttavia, anche se le stampanti multifunzione sembrano rappresentare il presente e il futuro della stampa da ufficio, esse presentano alcune limitazioni. Ad esempio, se il vostro ufficio dovesse risultare molto occupato, forzando una singola macchina a destreggiarsi tra la stampa, la copia, la scansione dei documenti e le richieste dei fax, potreste danneggiare la produttività dei propri dipendenti. Per ovviare a questo problema, la soluzione ideale sarebbe quella di affiancare ad una stampante multifunzione un alimentatore automatico di documenti (ADF), per la semplice scansione dei documenti multi-pagina.
Oltre a scegliere la tipologia di stampante che meglio si adatta alle esigenze del vostro ufficio, dovrete assolutamente valutare anche la sua capacità di gestione della carta. Alcune stampanti aziendali entry-level, infatti, dispongono di una capacità di alimentazione di appena 150 pagine, che possono sicuramente bastare per un piccolo ufficio, me che risultano insufficienti per un gruppo di lavoro ad alto volume. Purtroppo, la maggior parte di queste stampanti professionali di fascia economica non sono espandibili, nel senso che non è possibile installare ulteriori vassoi di alimentazione per incrementare la loro capacità. A tal proposito, quindi, dovresti orientarti unicamente sulle stampanti che offrono più vassoi di alimentazione. Inoltre, così facendo, potrai gestire le stampe separatamente e associare ad ogni vassoio fogli di diverse tipologie e dimensioni.
Un'altra caratteristica da ricercare in una stampante aziendale è la funzione di stampa fronte-retro automatica. Anche se questa funzione potrebbe rallentare i vostri processi di stampa, vi risulterà molto vantaggiosa per quanto riguarda il consumo della carta.
Quando vi ritrovate nella fase di acquisto di una nuova stampante professionale per la vostra azienda, non date un'ampia rilevanza al costo iniziale della macchina, bensì cercate di valutare a pieno L'indice TEC e il costo dei consumabili nel corso del tempo. Ad esempio, se acquistate una macchina a getto d'inchiostro, il vostro investimento iniziale risulterà sicuramente inferiore rispetto all'acquisto di altre tipologie di stampanti, ma vi renderete conto, col passare del tempo, che i suoi costi risulteranno molto considerevoli.
In fase di acquisto o di Noleggio di una nuova stampante, tenete bene a mente questa regola: più è basso il costo iniziale della stampante, maggiori saranno i costi delle cartucce o dei toner. Per questo motivo, infine, valutate attentamente il costo dei consumabili e verificate sempre in anticipo il loro volume di stampa, ossia le pagine stampate prima che il contenuto del toner o della cartuccia si esaurisca.
